Почему конец квартала — самое дорогое время для закупок

Проблема не в том, что в декабре или марте канцелярия объективно дороже. Проблема в условиях, в которых принимается решение. Когда всё нужно «вчера», заказ собирают из того, что нашлось быстрее всего, а не из того, что выгоднее. Сравнить цены у двух-трёх поставщиков времени нет, запросить предложение по объёму тоже.

Есть и вторая причина. Конец квартала и начало учебного года совпадают у множества организаций, и популярные позиции вроде бумаги А4 в эти недели разбирают быстрее. Выбор сужается ровно тогда, когда вы меньше всего готовы ждать. А если к этому добавляется желание не «сжечь» остаток бюджета, в заказ попадает лишнее, которое потом лежит в шкафу.

Откуда берётся экономия, если закупать по графику

Скидок «за график» никто не даёт. Экономия складывается из нескольких вполне приземлённых вещей, и каждая по отдельности выглядит мелочью.

Как собрать график закупок за один вечер

1. 1

   Выгрузите расход за прошлый год

   Откройте накладные или историю заказов на сайте поставщика. Точность до штуки не нужна, достаточно сумм и количеств по основным группам и по месяцам.

2. 2

   Разделите постоянное и сезонное

   К постоянному относятся бумага, ручки, папки, стикеры, расходники для печати. Сезонное — ежедневники, календари, наборы к учебному году, архивные короба в конце года. Для них график разный.

3. 3

   Посчитайте норму на сотрудника

   Разделите годовой расход каждой группы на число людей и на двенадцать. Получится понятный месячный ориентир, который удобно пересматривать при росте или сокращении штата.

4. 4

   Определите точку заказа

   Решите, при каком остатке вы делаете новый заказ, а не ждёте, пока коробка опустеет. Формула ниже.

5. 5

   Назначьте даты и ответственного

   Поставьте напоминания в календарь за неделю до окончания запаса. Один человек проверяет остатки и формирует заказ. Если график ни за кем не закреплён, он держится ровно до первой горячей недели.

Пример годового графика для офиса

Состав зависит от вашей компании, но логика обычно такая. Это ориентир, который можно взять за основу и подправить под свои цифры.

Расходники для печати стоит планировать отдельно и по страницам, а не по календарю. Сколько тонера в картридже и как посчитать, на сколько его хватит, мы разбирали в статье про вес тонера и реальный ресурс.

Пять ошибок, из-за которых график не работает

1. 1
   Закупают всё на год вперёд

   Деньги замораживаются, склад забивается, а маркеры и клей успевают подсохнуть. Для большинства позиций лучше квартальный цикл.

2. 2
   Считают расход на глаз

   Ощущение «бумаги уходит много» редко совпадает с цифрами из накладных. Хватит и простой таблицы по месяцам.

3. 3
   Не закладывают запас на задержку

   Даже надёжный поставщик может перенести отгрузку на пару дней. Страховой запас стоит копейки по сравнению с остановленной печатью.

4. 4
   Забывают про расходники для печати

   Тонер и заправка планируются отдельно от бумаги и ручек. Если принтер встал в разгар отчётности, экономия на канцелярии теряет смысл.

5. 5
   Размазывают закупки по многим поставщикам без причины

   Разные цены, разные документы, разные сроки. Один основной поставщик и один сводный заказ проще контролировать.

Что поможет закрепить график: договор, ЭДО и повторные заказы

График держится дольше, когда под ним есть понятные правила. Если закупки регулярные, имеет смысл один раз зафиксировать условия в договоре на регулярную поставку: цену, сроки и порядок заказа. Тогда каждая следующая закупка превращается в простую заявку. А если документов много, их оформление можно перевести в электронный вид, о чём мы писали в статье про электронный документооборот при закупке канцтоваров.

Общую логику выстраивания закупок в компании мы разбирали и в материале про систему снабжения за пять шагов.

Читайте также

ООО «СтиланаБел», УНП 192626415, Минск. Контакты