Договор или разовые счета: когда что выбрать

Договор нужен не всегда. Для одноразовой покупки хватит счёта на оплату и накладной: сделка считается заключённой, когда товар передан по накладной, где указаны наименование, количество и цена. А вот при регулярных закупках без договора вы каждый раз зависите от текущих условий поставщика.

Что закон считает обязательным в договоре поставки

По Гражданскому кодексу Беларуси поставка это договор между предпринимателями: поставщик передаёт товар покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным или домашним использованием. Для физических лиц, которые покупают для себя, действует обычная купля-продажа, а не поставка.

Готовый договор перед подписанием стоит показать юристу: ниже мы разбираем, на что обращать внимание, но это не замена проверке именно вашего текста.

Шесть пунктов, на которые стоит смотреть

1. 1

   Предмет, ассортимент и спецификация

   ЧТО ПРОПИСАТЬ

   Группы товаров или перечень, спецификацию либо прайс как приложение, порядок согласования ассортимента заявкой и правила замены на аналог с вашего согласия.

   ЛОВУШКА

   Формулировка «канцелярские товары» без перечня: при споре непонятно, что именно должно быть поставлено. И заказы по телефону без письменной заявки: доказать их содержание потом трудно.

   СМЫСЛ ХОРОШЕЙ ФОРМУЛИРОВКИ

   Ассортимент и количество товара определяются заявками покупателя на основании спецификации (прайса), которая является приложением к договору.

2. 2

   Цена и порядок её изменения

   ЧТО ПРОПИСАТЬ

   Цены по прайсу на дату заявки, ставку НДС, срок, на который цена фиксируется, порядок индексации с предварительным уведомлением и скидки за объём или регулярность.

   ЛОВУШКА

   «Цена по прайсу поставщика» без даты: поставщик может изменить прайс в любой момент, а вы узнаете об этом по счёту. Обратная крайность: цена заморожена на год без пересмотра, и поставщику становится невыгодно выполнять заказы.

   СМЫСЛ ХОРОШЕЙ ФОРМУЛИРОВКИ

   Цена фиксируется на дату принятия заявки. Изменение цен применяется только к новым заявкам и сообщается письменно заранее, не менее чем за оговорённое число дней.

3. 3

   Сроки, график и порядок поставки

   ЧТО ПРОПИСАТЬ

   Срок поставки по заявке в рабочих днях, график регулярных поставок, адрес, часы приёма товара, минимальную сумму заказа для доставки и то, кто разгружает.

   ЛОВУШКА

   Формулировки вроде «в разумный срок» или «по мере необходимости». А ещё забытые праздничные и длинные выходные: заказ, оформленный накануне, может приехать только через неделю. Даты, до которых нужно успеть, мы собрали в статье про закупочный календарь на 2027 год.

   СМЫСЛ ХОРОШЕЙ ФОРМУЛИРОВКИ

   Поставщик доставляет товар в течение указанного числа рабочих дней с момента принятия заявки по адресу покупателя в рабочие часы, график регулярных поставок согласуется отдельно.

4. 4

   Приёмка товара и претензии

   ЧТО ПРОПИСАТЬ

   Приёмку по количеству и качеству при получении, составление акта при расхождениях, срок, в который можно заявить претензию, и порядок замены или возврата бракованного товара.

   ЛОВУШКА

   Подписать накладную, не проверив коробки. И отсутствие в договоре срока для претензий, из-за чего поставщик может отказаться от замены. Если иное не прописано, приёмка идёт по общим правилам Положения о приёмке товаров по количеству и качеству, и при расхождениях оформляется акт.

   СМЫСЛ ХОРОШЕЙ ФОРМУЛИРОВКИ

   Покупатель проверяет товар при получении. Претензии по скрытым недостаткам принимаются в течение оговорённого срока, бракованный товар заменяется поставщиком за его счёт.

5. 5

   Оплата и документы

   ЧТО ПРОПИСАТЬ

   Безналичный расчёт, предоплату или отсрочку, срок оплаты после получения товара, перечень закрывающих документов и возможность электронного документооборота.

   ЛОВУШКА

   Оплата «после получения документов» без срока и несовпадающие реквизиты в счёте, накладной и договоре, которые потом задерживают оплату. Про оформление безналичной закупки мы писали в статье про закупку канцтоваров по безналу, а про электронные документы в материале про ЭДО при закупке.

   СМЫСЛ ХОРОШЕЙ ФОРМУЛИРОВКИ

   Оплата производится безналичным расчётом в течение указанного числа дней с даты получения товара и подписания документов, закрывающие документы передаются вместе с товаром или в электронном виде.

6. 6

   Ответственность, форс-мажор, срок и расторжение

   ЧТО ПРОПИСАТЬ

   Неустойку за просрочку поставки и оплаты в разумном и взаимном размере, перечень обстоятельств непреодолимой силы и срок уведомления, срок действия и продление, порядок расторжения и разрешения споров.

   ЛОВУШКА

   Ответственность прописана только для одной стороны. Автоматическое продление без напоминания. Расторжение возможно лишь по инициативе поставщика, а при систематических срывах вы не можете выйти из договора.

   СМЫСЛ ХОРОШЕЙ ФОРМУЛИРОВКИ

   Стороны несут взаимную ответственность за нарушение сроков, сторона, пострадавшая от обстоятельств непреодолимой силы, уведомляет другую в оговорённый срок. Договор можно расторгнуть с предварительным уведомлением за оговорённое число дней.

Как работает регулярная поставка по рамочному договору

Для регулярных закупок канцтоваров обычно используют рамочную схему: договор один раз фиксирует общие условия, а каждая отдельная закупка оформляется короткой заявкой. Так вам не нужно подписывать новый договор под каждый заказ.

Чтобы заявки шли по графику, а не в последний момент, заранее посчитайте потребность: методика есть в статье про расчёт расхода канцтоваров на сотрудника, а о том, как выстроить сам график, читайте в материале про закупку канцтоваров по графику.

Какой договор нужен вашей организации

Чек-лист перед подписанием

Отметьте, что уже есть в вашем договоре. Если пунктов остаётся много, их стоит доработать до подписания.

Семь ошибок при согласовании договора

1. Подписывают типовой договор, не читая приложений. Цены и ассортимент как раз в приложениях.
2. Не прописывают порядок заявок. Потом непонятно, какой заказ считается принятым и когда начинается отсчёт срока.
3. Забывают про срок претензий. Без него поставщик вправе не принимать возврат спустя время.
4. Оставляют неопределённой индексацию цены. Цена меняется внезапно, и вы узнаёте об этом по счёту.
5. Не сверяют реквизиты. Расхождение в названии или УНП задерживает оплату и документы.
6. Соглашаются на одностороннюю ответственность. Если пени только за вашу просрочку, нужен зеркальный пункт для поставщика.
7. Не учитывают календарь. Сроки в рабочих днях и график поставок должны учитывать выходные и праздники.

Частые вопросы

Читайте также

ООО «СтиланаБел», УНП 192626415, Минск. Контакты