Зачем считать норму, а не угадывать

Без нормы закупки идут по принципу «кончилось, значит купим». Результат предсказуем: срочные заказы по высокой цене, лишние запасы там, где их не расходуют, и пустые полки там, где расходуют быстро. Норма на сотрудника не делает вас бухгалтером, зато даёт три вещи. Во-первых, понятный бюджет: вы заранее знаете сумму на квартал. Во-вторых, график заказов вместо аврала, о котором мы писали в статье про закупку канцтоваров по графику. В-третьих, быстрый сигнал, если расход вдруг вырос: проще разобраться за месяц, чем в конце года.

шаг 1Соберите данные за 6–12 месяцев

Нужны реальные закупки, а не планы. Откуда брать:

• Накладные и УПД поставщиков за период. Это самый надёжный источник, там есть и суммы, и позиции.
• Выгрузка из учётной системы, если вы работаете в 1С или похожей программе. Отфильтруйте по статье «канцелярские товары».
• Заявки сотрудников, если вы закупаете по заявкам. По ним видно, чего просят чаще всего.

Лучше взять двенадцать месяцев: тогда в расчёт попадают сезонные пики вроде начала года, отчётности и конца квартала. Если данных меньше, берите минимум полгода, но помните, что такая норма будет грубее. Крупные разовые покупки, например мебель или оргтехнику, из расчёта уберите: они искажают норму.

шаг 2Разложите затраты по категориям

Одно общее число скажет мало. Разбейте затраты хотя бы на четыре-пять категорий, и вы сразу увидите, куда уходят деньги. Бумагу лучше выделить в отдельную категорию: она расходуется иначе, чем остальное, и считается по страницам. Картриджи и заправку учитывайте отдельно, это расходники оргтехники, а не канцелярия.

Пример условный: подставьте свои цифры. Бумага считается отдельно, в шаге 4.

шаг 3Возьмите среднесписочную численность, а не текущую

Самая частая ошибка: делить расход за год на количество людей «сегодня». Если за год штат вырос с 22 до 28 человек, а вы делите на 28, норма получится заниженной: часть года людей было меньше, но расход в эти месяцы считался на всех. Правильно взять среднее по месяцам: сложите численность на конец каждого месяца и разделите на число месяцев. Если сотрудники частично на удалёнке и канцтовары почти не используют, считайте только рабочие места в офисе.

шаг 4Посчитайте норму по формуле

В нашем примере: 2700 рублей за 12 месяцев на 25 человек дают 9 рублей на сотрудника в месяц без бумаги. Для бумаги считайте по страницам: посмотрите счётчик принтера за месяц, разделите на число сотрудников и на 500 листов в пачке. Умножьте на цену пачки, и получите затраты на бумагу. Про оптовые цены на пачки мы писали в статье про бумагу А4 оптом для бизнеса.

Значения по умолчанию условные, замените их своими данными.

шаг 5Внесите поправки: роли, сезон, резерв

Средняя норма это отправная точка, а не истина. Дальше её стоит уточнить.

• Роли. Бухгалтерия расходует больше бумаги и папок, склад больше маркеров и ярлыков, менеджеры почти не берут ничего, кроме ручек. Посчитайте норму по группам: фактический расход группы на человека разделите на средний по офису, получите коэффициент.
• Сезонность. В начале года и перед сдачей отчётности расход растёт. Если в какие-то месяцы он стабильно выше, закладывайте это в график закупок, а не в среднюю норму.
• Резерв. Заложите небольшой запас на непредвиденное: новые сотрудники, проекты, рост цен. Размер резерва решаете вы, обычно хватает десятка процентов, а после первых кварталов его можно скорректировать.

Пример условный. Коэффициент группы равен её расходу на человека, делённому на средний по офису.

От нормы к бюджету и графику заказов

Когда норма готова, бюджет считается за минуту: норма на сотрудника умножается на численность и на три месяца, затем добавляется резерв. Дальше эту сумму удобно разбить на заказы по графику, а не покупать по факту. Как договориться с поставщиком о регулярных поставках, мы разбирали в статье про договор поставки канцтоваров, а как оформить закупку по безналу в статье про оформление закупки канцтоваров.

Ошибки, которые портят расчёт

• Делить на текущую численность, а не на среднюю за период.
• Включать в канцтовары картриджи, технику и мебель: это отдельные статьи расходов.
• Брать слишком короткий период, например один месяц: норма получится случайной.
• Не учитывать, что цены за год вырастут: пересматривайте норму раз в полгода.
• Считать только в деньгах: для ключевых позиций вроде бумаги и ручек считайте ещё и в штуках.

Частые вопросы

Читайте также

ООО «СтиланаБел», УНП 192626415, Минск. Контакты